생산성 향상을 위한 시간관리법 - 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워(Eisenhower) 매트릭스는 미국의 34대 대통령(1953년~1961년)이 개발한 시간관리 방법입니다.

아이젠하워는 미국 대통령이 되기 전 2차 세계 대전 때 미군 최고 사령관이었습니다. 그는 결정해야 할 일이 많은 직책에서 효율적인 결정을 하기 위해 시간관리 매트릭스를 발명했습니다. (이하 시간관리 매트릭스라 칭하겠습니다.)

 

이후 스티븐 코비 작가는 그의 저서 '성공하는 사람들의 7가지 습관'에서 Time Management Matrix라는 이름으로 아이젠하워 매트릭스를 대중화시켰습니다. '성공하는 사람들의 7가지 습관'은 한국에서도 유명했던 책으로, 아이젠하워 매트릭스는 '시간관리 매트릭스'라는 이름으로 자리 잡게 되었습니다. 

 

• Eisenhower Matrix = Time Management Matirx = 시간관리 매트릭스

 

시간관리-아이젠하워-매트릭스

 

TODO LIST를 작성해도 시간이 모자란다?

우리는 하루 동안 엄청나게 많은 일을 수행합니다. 아침에 기상해서 잠에 들 때까지 직장에서의 노동을 비롯해, 씻고, 먹고, 청소하고, 용변을 보는 일 같은 자잘한 일 까지 모두 합한다면 헤아릴 수 없을 만큼 많은 행동을 할 것입니다. 부자든 가난한 사람이든, 하루는 24시간이고, 잠드는 8시간을 빼면 가용 가능한 시간은 16시간뿐입니다. 정해진 시간 내에서 하루 종일 쉴 새 없이 움직이지만, 대부분의 사람들은 매일 시간이 모자란다고 느낍니다.

 

이렇게 시간이 모자르다고 느끼는 사람들은 일을 우선순위(TODO LIST) 위주로 처리하기 때문에 시간이 모자랄 가능성이 높습니다. 여러분이 하루 동안 처리해야 할 일들 중 우선순위 상위에 있는 일들은 대부분 긴급한 일일 가능성이 높습니다.

 

여기서 알아야 할 점은, 우리가 처리해야 할 일은 긴급한 일만 있는 것이 아니라는 것입니다. 중요한 일도 있습니다. 그리고 긴급하지만 중요한 일도 있으며, 긴급하지 않지만 중요한 일도 존재합니다. 시간관리에 어려움을 느끼는 사람들은 대부분 이 '긴급함'과 '중요함'을 혼동합니다.

 

이렇게 시간관리에 서툰 사람들은 열심히 살지만, 생산성이 떨어집니다. 긴급한 일을 처리해 내느라 중요한 일을 미루고 급한 불을 끕니다. 그러면 미뤄뒀던 중요한 일은 다시 긴급한 일로 다가옵니다. 매일 쫓기듯 일처리하는 삶에서 벗어나기 위해서는 어떻게 해야 할까요? 바로, 긴급한 일과 중요한 일을 각각의 개념으로 분류하고, 긴급한 일과 중요한 일을 효율적으로 분배해서 처리하는 시간 관리가 필요합니다.  

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시간관리 매트릭스 작성법

아래 사진과 같이 줄을 그어서 사분면을 만듭니다. 가장 첫 행에 제목으로 급한 일, 급하지 않은 일을 적고, 첫 열에 제목으로 중요한 일과, 중요하지 않은 일을 적습니다. 그러면 급하면서 중요한 일, 급하지 않은데 중요한 일, 중요하지 않지만 급한 일, 중요하지 않고 급하지도 않은 일들을 적는 사분면이 만들어집니다. 

 

시간관리-매트릭스-사용-예

 

위의 표는 제가 엑셀로 만든 표입니다. 매일은 아니지만, 할 일이 많아졌다고 느낄 때 저는 시간관리 매트릭스를 작성합니다. 저 표에 기입된 항목은 다음날 처리해야 할 일도 있지만, 주 단위로, 월 단위로 앞으로 처리해야 할 일을 적는 경우도 있습니다.

 

만들어진 4개의 영역은 A, B, C, D 영역으로 부르겠습니다. 각 영역에 해당하는 할 일 목록을 적어서 처리할 일을 분류합니다.

 

• A 영역에 쓰인 항목들은 최대한 집중해서 빨리 끝내야 할 일입니다. 
• B 영역에 쓰인 항목들은 미래를 위해서 투자하거나, 미리 해놔야 할 일들입니다. 
• C 영역에 쓰인 항목들은 덜 중요한 일이므로, 남에게 위탁할 수 있는 일들입니다. 
• D 영역에 쓰인 항목들은 통화, 웹서핑, 게임, TV 시청 등의 휴식에 관련된 일들입니다.

 

하루종일 열심히 뛰어다닌 거 같은데 할 일은 여전히 많고, 특별히 뭘 했는지 모를 때가 있습니다. 이럴 때 시간관리 매트릭스 작성은 큰 효과를 불러옵니다. 감히 예상해 보건대 하루 종일 바쁘게 지내는데도 할 일이 태산인 사람은 A, C 영역의 항목이 많은 사람일 가능성이 높습니다. 

 

급한일의 중요도를 체크하지 않고 불을 끄는데 시간을 다 씁니다. 그렇게 하루 종일 열심히 일한 후, 보상의 의미로 D 영역에 목록들을 수행하면 휴식을 취합니다. 당연히 B영역은 비어있고, 미래를 대비하지 않게 시간을 분배했기 때문에 다음날도 급한 마음으로 뛰어야 할 것입니다. 

 

시간관리 매트릭스 실행 팁

제 경험을 토대로 실행 팁을 말씀드립니다. 

 

1. 작성에 집중하지 말고, 실행에 집중하세요 

시간관리 매트릭스는 항목을 채우는 게 목적이 아닙니다. 실행해서 항목을 지우는 것이 목적이니, 실행에 집중해서 작성하시기 바랍니다.

 

2. 익숙지 않을 때는 매일 작성하길 바랍니다. 

저는 매년 여러 가지 계획을 세웁니다. 일별, 주별, 월별, 분기별, 연별 계획을 수립합니다. 이렇게 계획을 세우고 사는 분들은 시간관리 매트릭스를 매일 작성할 필요는 없지만, 처음 사용하는 분들은 잠들기 전에 다음날 해야 할 일을 작성해보시기 바랍니다. 1-2주만 꾸준히 실행해도 눈에 띄게 여유로워지는 하루를 느낄 수 있을 것입니다. 

 

3. B 영역을 많이 채우려 하고 D 영역을 줄이세요

시간관리 매트릭스의 핵심은 B 영역을 많이 채우고 D 영역을 줄이는 것에 있습니다. B 영역을 풍성하게 채우고 해결해 나간다면 미래에 A 영역 항목이 줄어들 것입니다. 그리고 D 영역을 아예 없앨 수 는 없지만, 휴식을 취할 때는 제대로 휴식을 취하고, 다른 영역들을 실행할 때 D 영역의 항목을 실행하면 안 됩니다. (ex. 일을 위해 검색하던 도중 재밌는 뉴스를 보고 웹서핑을 30분씩 하는 경우, 다른 영역을 처리하던 중 친구와 메시지, 통화를 오래 하게 되는 경우) 

 

4. 어떠한 작업에대해 1개의 시간관리 매트릭스를 가질 수 도 있습니다. 

예를 들어 비즈니스 시간관리 매트릭스 하나, 집안일 시간관리 매트릭스 하나. 이렇게 특정 프로젝트당 1개의 시간관리 매트릭스를 할당할 수 있습니다. 익숙해지면 오늘 할 일을 잘 정리해서 1개의 매트릭스로 작성할 수 있지만, 익숙하지 않을 때는 프로젝트당 매트릭스를 작성하는 것도 좋은 방법입니다. 

 

5. 항목 작성 시 필기하면서 작성하는것을 추천합니다.

위에 예시에는 엑셀에 목록을 타이핑하는것으로 되어있는데, 되도록 공책이나 아이패드에 펜을 이용해서 작성하는 것을 추천합니다. 사람마다 특성이 다를 수도 있지만, 쓰면서 하면 그림도 그릴 수 있고, 좀 더 집중이나 아이디어가 잘 나오는 것을 느낍니다. 필기가 키보드 타이핑보다 뇌 활동에 좋은 영향을 끼친다는 연구 결과도 있으니 목록 작성할 때 필기로 할 것을 추천합니다. 

 

#마치며

저는 시간을 무엇보다 중요하게 생각합니다. 시간을 벌기위해 돈을 번다고 생각할 정도로, 시간은 돈보다 높은 가치를 지니고 있다고 생각합니다. 저도 항상 바쁘기도 하고, 시간이 없다고 느낄 때가 있습니다. 저 역시 평범한 사람이라, 시간관리 법을 알고 실행한다고 완벽할 수는 없는 것 같습니다.

 

그래도 시간을 아낄 수 있는 좋은 방법이 있다면 최대한 따라해보려고 합니다. 그래서 시간 관리에 관한 많은 책을 읽었었고 많이 따라해 봤었습니다. 수많은 방법 중 제가 효과를 본 방법은 아쉽게도 손에 꼽습니다. 그만큼 시간을 효율적으로 쓰는 것은 어려운 것 같습니다.

 

그중 시간관리 매트릭스는 저에게 정말 도움이 많이 되었던 방법이라 나온지 오래됐고, 많이 알려진 방법임에도 불구하고 소개하게 되었습니다. 바쁜 일상에 조금의 여유를 찾는데 도움이 되셨기를 바랍니다.